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湖州市城市集团档案管理办法
来源:城市集团    发布日期:2019-9-29

 

 

湖州市城市集团档案管理办法

 

第一章  总则

一条 目  的  
 
 为加强和规范集团档案管理工作,促进档案的标准化、规范 化、信息化,维护文件的完整性和安全性,提高档案的利用工作, 使档案工作有章可循、有据可查,更好地为集团生产、经营、管 理及发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件 归档整理规范》等有关法律、法规及相关制度的规定,结合集团 实际,特制定本办法。

第二条 定    义

  集团档案是指集团在各项经营管理活动中形成的具有保存 价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、载 体的历史记录的总和。档案管理包括档案的收集、整理、保管、 鉴定、统计和提供利用等活动。

第三条 集团各部室在工作活动中形成的档案类目的档案由 集团各部室自行管理。

第四条 档案工作是集团各项管理工作的基础之一,是维护 集团经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。档案信息 化是集团办公信息化系统建设的重要组成部分。

 

第二章 档案管理部门职责


 

第五条 档案管理人员应严格实行《档案管理办法》和各项 管理制度,履行管理职责。

第六条 集团各部室指定一名人员作为专(兼)职档案管理 人员,负责部门内文件材料(纸质、电子文件、声像、实物等) 的收集、整理并应做好文档管理工作。

第七条 档案工作必须严格遵守国家和集团的有关保密规 定,加强对各个环节的管理,严防泄密事故发生。

 

第三章 文件材料的收集与归档

第八条 文件材料形成和积累是档案工作的基础,必须将文 件材料归档工作纳入集团各部室工作计划和有关档案工作人员 的岗位职责,集团各部室在工作中形成的文件材料,承办人在办 理完毕后,应及时交本部门专(兼)职档案管理员统一整理进行 管理,任何人不得据为己有或拒绝归档。

第九条 各部室在日常工作中产生引导性文件材料(包括重 要文件、合同正本、会议记录、图纸资料、技术文献)必须及时 收集、分类整理,立卷归档、编目、保管、检索、统计、利用鉴 定等各个环节的工作,做好重要资料的保密工作。

第十条 应以集团形成的文件材料为主,凡是反映集团在各 项业务中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。

第十一条 归档时间 1.文书档案:一般应在次年的第一季度内完成归档。

2.照片及底片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及 时归档。

 

第四章 对归档文件的基本要求

第十二条 归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签 字手续完备。

第十三条 归档的文件必须字迹清楚、工整,纸张及文件格 式符合规范要求,书写材料要适合长期保存,禁止使用圆珠笔、 铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

 

第五章 档案的保管

第十四条 设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、 保管,并指派专人负责,做到专人专柜的管理。档案管理人 员应严格保守集团档案机密,任何人不得擅自进入档案库房, 保证维护档案的完整性和安全性。

第十五条 档案室配备档案柜或密集架,档案上架排列应科 学合理,便于查找。在排列上架时,应按照类别和保管单位的次 序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。

第十六条 对照片、光盘、U 盘等特殊载体的档案须配置密 封盒和专门的案卷盒。

第十七条 档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、 防有害气体、防尘、防虫等八防工作。

第十八条 定期对库房档案进行清理、核对工作,做到账物 相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

 

第六章 档案的分类与整理

第十九条 接收的移交档案要办理移交手续,归档的文件材 料,应参照国家和有关标准规范,充分考虑集团的管理职能,并 结合档案的内容和形成特点。

第二十条 档案的分类分别为文书档案、声像档案等。

  第二十一条 根据国家档案管理局的有关规定,文书档案的 保管期限定为永久、30 年、10 年;声像类、法务类、实物类分 为永久、长期、短期,其中永久为 50 年以上,长期为 16-50 年,短期为 15 年以下。  

第七章 档案的借阅

第二十二条 档案的借阅必须严格实行档案借阅制度,在归 还时要核对是否有遗漏或损害,及时放回原处。相关人员到档案 管理员处借阅资料需办理借阅登记手续(见附件 1《湖州市城市 集团档案利用申请表》)。

1.档案材料原则上只准在档案室内借阅,未经批准不得外 借。

       2.集团本级及子企业人员查阅、复印、外借档案,需填写《湖州市城市集团档案利用申请表》,经部门或子企业主要负责人审批,并做好档案查阅登记。 3.外单位人员查阅、复印、外借档案,需开具所在单位介绍信,由集团对接联系部门人员陪同前往,填写《湖州市城市集 团档案利用申请表》,经部门或子企业主要负责人、集团分管领 导审核审批,并做好档案查阅登记。

4.有关党委会会议、总经理办公会议等重要档案原则上不 予外借,确因工作需要外借的,填写《湖州市城市集团档案利用 申请表》,经部门或子企业主要负责人、集团分管领导审核,集 团主要领导审批,并做好档案查阅登记。

5.档案借阅者必须爱护档案,不得涂改、损坏、私自抄录、 复印、圈点、批注、抽页等。

6.归还档案时,档案管理员必须详细检查,并在借阅登记 上进行注销。

第二十三条 员工在未经所属部室书面同意的情况下,不得 将其保存的文件及复印件、电子文档等提供给第三方或者向公众 公开。

 

第八章 档案的销毁

第二十四条 对超过保管期限的档案,由文件所属职能部门 负责人负责鉴定,并出具鉴定报告后予以销毁。

第二十五条 由文件所属职能部门负责人对档案进行鉴定和 核准销毁无保存价值的档案。


 

 

第二十六条 各部室档案管理人员对过期档案重新鉴定,对 确认无保管价值的档案提出销毁意见,经部门负责人鉴定后,编 制档案销毁清册,提请分管领导批准后方可销毁。

第二十七条 销毁档案时须有两人以上进行监销,档案销毁 后,销毁人员和监销人员要在销毁清册上签名盖章,销毁清册归 档备案永久保存。

第二十八条 未经鉴定和批准,任何人不得随意销毁档案。

第九章 其他

第二十九条 本办法由集团办公室负责说明。

第三十条 本办法自发布之日起施行。


 

 

 


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